Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 juillet 2026

Objectif et champ d’application de la Politique

Vacances ULVF accorde la plus grande importance à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi qu’au respect de la réglementation applicable.

Le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») prévoit que les données à caractère personnel doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente.

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer de manière claire sur les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre de votre navigation sur notre site internet, de vos demandes, de vos réservations, de vos séjours et de nos communications.

Responsable du traitement

Dans le cadre de votre utilisation du site https://www.vacances-ulvf.com/ et de votre relation avec Vacances ULVF, nous collectons et utilisons des données à caractère personnel vous concernant.

Le responsable du traitement est Vacances ULVF, SAS au capital de 228 674 €, immatriculée au RCS de Saint-Étienne sous le numéro B 378 433 411, dont le siège social est situé 2 rue Jules Michelet, 42500 Le Chambon-Feugerolles.

Délégué à la protection des données

Vacances ULVF a désigné un délégué à la protection des données (DPO), que vous pouvez contacter pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits :

par courriel : marc.perrier@vacances-ulvf.fr ;
par courrier : Vacances ULVF – À l’attention du DPO – 2 rue Jules Michelet, 42500 Le Chambon-Feugerolles.

Quelles données à caractère personnel collectons-nous et comment ?

Lorsque vous utilisez notre site internet, remplissez un formulaire, effectuez une réservation, vous inscrivez à nos communications ou échangez avec nos services, vous pouvez nous transmettre des informations permettant de vous identifier.

La nature des données collectées varie selon votre relation avec Vacances ULVF. Il peut notamment s’agir des catégories suivantes :

Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone et informations relatives aux personnes participant au séjour.
Données relatives à votre compte et à vos demandes : identifiants de connexion, informations nécessaires à l’authentification, contenu de vos demandes, échanges avec nos services, réclamations et préférences renseignées.
Données relatives aux réservations et aux séjours : destination, dates de séjour, composition du dossier, prestations réservées, historique des réservations, programme de fidélité et informations nécessaires à l’organisation et à l’exécution du séjour.
Données financières et de paiement : informations nécessaires à la facturation et au règlement, telles qu’un relevé d’identité bancaire lorsque ce mode de paiement est utilisé. Les données de carte bancaire peuvent être traitées directement par nos prestataires de paiement selon les modalités qui leur sont propres.
Documents transmis : documents, pièces justificatives, fichiers et informations qu’ils contiennent lorsque leur transmission est nécessaire au traitement de votre demande ou de votre dossier.
Données de connexion et de navigation : adresse IP, journaux de connexion, pages consultées, informations relatives au navigateur et au terminal utilisé, sous réserve des choix exprimés dans notre outil de gestion des cookies.
Données relatives à vos interactions avec nos communications électroniques : certains courriels peuvent contenir des dispositifs permettant de collecter des informations relatives à leur ouverture, à la date et à l’heure de leur consultation, aux liens sélectionnés, à la campagne concernée, à l’adresse IP ainsi qu’au terminal ou au logiciel de messagerie utilisé.
Données recueillies auprès de tiers : données transmises par nos partenaires, organismes prescripteurs, réseaux sociaux ou autres sources, lorsque cette collecte est autorisée par la réglementation et compatible avec les finalités poursuivies.
Données relatives à l’exercice de vos droits : contenu de votre demande, échanges associés et, uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur votre identité, justificatif permettant de la vérifier.

Pourquoi collectons-nous vos données à caractère personnel et sur quelles bases juridiques ?

Nous collectons et utilisons vos données pour des finalités déterminées et sur les bases juridiques prévues par la réglementation.

Exécution du contrat ou mesures précontractuelles

traitement de vos demandes d’information et de devis ;
gestion des réservations, des paiements et des séjours ;
gestion de votre compte client et de votre programme de fidélité ;
gestion des réclamations et du service après-vente ;
gestion des échanges nécessaires à l’organisation et à l’exécution de votre séjour.

Consentement

envoi de newsletters et d’offres commerciales lorsque votre consentement est requis ;
transmission de vos données à des partenaires commerciaux lorsque vous y avez expressément consenti ;
dépôt et utilisation des cookies et autres traceurs soumis au consentement ;
utilisation de pixels de suivi et de liens individualisés afin de mesurer et d’optimiser les performances des campagnes, d’adapter la fréquence des envois ou de personnaliser les communications, lorsque ces opérations sont soumises au consentement.

La mise en place d’un dispositif permettant de recueillir, d’enregistrer et de retirer de manière individualisée le consentement relatif au suivi des courriels est actuellement en cours avec nos prestataires. Les modalités transitoires applicables sont détaillées dans la rubrique « Suivi des courriels électroniques ».

Intérêt légitime de Vacances ULVF

établissement de statistiques nécessaires à l’amélioration de nos services ;
réalisation d’enquêtes de satisfaction et de sondages, sous réserve de votre droit d’opposition ;
sécurisation de nos systèmes, prévention de la fraude et gestion des incidents ;
gestion du précontentieux et du contentieux ;
gestion strictement nécessaire de la sécurité et de la délivrabilité de nos communications électroniques, uniquement lorsque les conditions permettant une exemption de consentement sont réunies.

Obligations légales et réglementaires

tenue de la comptabilité et conservation des pièces justificatives ;
respect de nos obligations fiscales, administratives et réglementaires ;
réponse aux demandes des autorités légalement habilitées.

Suivi des courriels électroniques

Vacances ULVF utilise la solution ActiveCampaign pour gérer ses listes de diffusion, envoyer ses newsletters et automatiser certaines communications.

Certains courriels envoyés par Vacances ULVF contiennent actuellement des dispositifs de suivi, notamment des pixels invisibles et des liens individualisés. Ces dispositifs peuvent permettre de savoir si un courriel a été ouvert, la date et l’heure de sa consultation, les liens sélectionnés ainsi que certaines informations techniques relatives à l’adresse IP, au terminal ou au logiciel de messagerie utilisé.

Ces informations peuvent être utilisées afin d’établir des statistiques de diffusion, de mesurer les performances de nos campagnes, d’adapter la fréquence des envois, d’améliorer nos communications ou de mieux comprendre les centres d’intérêt de leurs destinataires.

L’utilisation de ces dispositifs pour mesurer ou optimiser les performances des campagnes, personnaliser les communications ou établir des profils de centres d’intérêt est soumise au consentement du destinataire, sauf lorsqu’une exemption prévue par la réglementation est applicable.

Vacances ULVF a engagé avec ses prestataires une démarche de mise en conformité destinée à permettre à chaque destinataire d’accepter, de refuser et de retirer facilement son choix concernant ces dispositifs, indépendamment de son abonnement à nos communications.

Dans l’attente du déploiement complet de cette solution technique, vous pouvez vous opposer dès maintenant au suivi des ouvertures et des clics en contactant notre DPO à l’adresse marc.perrier@vacances-ulvf.fr.

Lorsqu’une demande d’opposition est reçue et qu’un envoi commercial sans dispositif de suivi ne peut pas être garanti avec les outils actuellement disponibles, les communications commerciales adressées à l’adresse électronique concernée sont suspendues jusqu’à la mise en place d’une solution permettant de poursuivre leur envoi sans suivi. Cette suspension n’entraîne pas la suppression de votre compte client, de vos réservations ou des informations nécessaires à l’exécution de nos contrats.

Les courriels strictement nécessaires à l’exécution d’une réservation, à la fourniture d’un service demandé, à la gestion d’un paiement ou à la réponse à une demande peuvent continuer à être envoyés. Vacances ULVF examine avec ses prestataires les mesures permettant de limiter les dispositifs de suivi intégrés à ces communications aux seules opérations strictement nécessaires et susceptibles de bénéficier d’une exemption.

Votre opposition au suivi des courriels est distincte de votre désinscription de la newsletter. Vous pouvez également vous désinscrire de nos communications commerciales à tout moment au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque courriel.

Partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données sont accessibles aux collaborateurs de Vacances ULVF habilités à les traiter, dans la limite de leurs fonctions et des finalités présentées dans la présente Politique.

Elles peuvent également être transmises, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

nos prestataires et sous-traitants intervenant pour notre compte, notamment :
- ActiveCampaign, solution de gestion de la relation client, d’envoi de courriels, d’automatisation marketing et de mesure des interactions avec les campagnes, avec l’accompagnement de Belacom ;
- Hula Hoop, agence web ;
- OVHcloud, hébergeur ;
- Resalys, solution de gestion des réservations ;
- nos prestataires de paiement, de maintenance, d’assistance, d’hébergement, de routage ou d’envoi de communications.
nos partenaires commerciaux, uniquement lorsque vous avez expressément consenti à cette transmission ;
les autorités administratives, judiciaires ou de contrôle légalement habilitées ;
les professions réglementées et conseils intervenant notamment dans le cadre du recouvrement, du précontentieux ou du contentieux.

Nos prestataires ne peuvent traiter les données que conformément à nos instructions, aux contrats conclus avec eux et à la réglementation applicable.

Seules les données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions leur sont communiquées. Vacances ULVF ne vend pas vos données personnelles.

Vos données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays tiers ?

Vacances ULVF privilégie l’hébergement et le traitement des données en France ou au sein de l’Espace économique européen (EEE).

Cependant, certains de nos prestataires, notamment ActiveCampaign ou certains de ses sous-traitants, peuvent traiter des données en dehors de l’EEE.

Lorsqu’un transfert de données vers un pays tiers est nécessaire, il est encadré par un mécanisme reconnu par la réglementation, tel que :

une décision d’adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsqu’il est applicable au destinataire ;
les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
des règles d’entreprise contraignantes ou tout autre mécanisme autorisé par le RGPD.

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur les garanties applicables en contactant notre DPO.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis, lorsque cela est nécessaire, en archivage intermédiaire pendant les durées prévues par la loi ou nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Finalité	Durée ou critère de conservation
Gestion des demandes de devis et d’information	Pendant le traitement de la demande, puis jusqu’à 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant de la personne lorsqu’elle n’est pas devenue cliente.
Gestion des réservations et exécution du contrat de séjour	Pendant la durée de la relation contractuelle, puis en archivage intermédiaire pendant les délais légaux de prescription applicables.
Documents comptables et pièces justificatives	10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Gestion du programme de fidélité	Pendant la durée d’adhésion et jusqu’à 3 ans après la dernière activité ou réservation, sous réserve des conditions du programme.
Gestion du compte client	Pendant la durée d’utilisation du compte. Les comptes devenus durablement inactifs font l’objet d’un examen en vue de leur suppression ou de leur archivage, sous réserve des obligations légales de conservation.
Gestion des réclamations et du service après-vente	Pendant le traitement de la demande, puis en archivage intermédiaire pendant le délai de prescription applicable.
Prospection commerciale auprès des clients	Pendant la relation commerciale, puis 3 ans à compter de la fin de cette relation ou du dernier contact émanant du client.
Prospection commerciale auprès des prospects	3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect. La simple ouverture d’un courriel n’est pas considérée comme un contact émanant du prospect.
Gestion de la newsletter	Jusqu’à la désinscription ou au retrait du consentement, et au plus tard jusqu’à l’expiration de la durée applicable aux données de prospection commerciale.
Données relatives au suivi des ouvertures et des clics	Pendant la durée nécessaire à l’analyse des campagnes et à la gestion de la relation de prospection, et au plus tard pendant la durée applicable aux données de prospection commerciale, sauf anonymisation effective. Une revue des durées techniques de conservation appliquées par nos prestataires est en cours.
Preuve des consentements, refus, oppositions et retraits	Pendant la durée du traitement concerné, puis pendant la durée nécessaire à la preuve du respect de nos obligations et dans la limite des délais de prescription applicables.
Transmission de données à des partenaires commerciaux	Jusqu’au retrait du consentement ou pendant la durée nécessaire à la finalité annoncée lors de la collecte.
Cookies et autres traceurs utilisés sur le site	Selon les durées indiquées dans notre outil de gestion des cookies et dans la limite des durées nécessaires à chaque finalité. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment.
Enquêtes de satisfaction et sondages	Pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’enquête, ou jusqu’à l’exercice du droit d’opposition ou au retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Demandes d’exercice des droits	Pendant le traitement de la demande. La réponse et les éléments nécessaires peuvent ensuite être archivés à des fins de preuve pendant le délai de prescription applicable. Un justificatif d’identité éventuellement demandé est supprimé dès que la vérification est terminée, sauf nécessité exceptionnelle et documentée de conservation.

Comment garantissons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel ?

Vacances ULVF met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la perte, la destruction, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisés.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès aux seules personnes habilitées, des procédures d’authentification, la sécurisation des échanges, des sauvegardes, ainsi que, lorsque cela est adapté, le chiffrement ou la pseudonymisation.

Nos mesures de sécurité sont régulièrement réexaminées et mises à jour en fonction des risques, de l’évolution de nos systèmes et de la réglementation.

Quels sont vos droits ?

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous disposez des droits suivants :

Droit à l’information : obtenir une information claire, précise et complète sur l’utilisation de vos données personnelles.
Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, en obtenir une copie.
Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes.
Droit à l’effacement : demander, dans les cas prévus par la réglementation, la suppression de vos données.
Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime et, à tout moment, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.
Droit de retirer votre consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
Droit à la limitation du traitement : demander, dans certains cas, la suspension temporaire de l’utilisation de vos données.
Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque les conditions légales sont réunies.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : dans les conditions prévues par le RGPD.
Droit de définir des directives post-mortem : définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits ou adresser toute question relative à vos données personnelles auprès du DPO de Vacances ULVF :

par courriel : marc.perrier@vacances-ulvf.fr ;
par courrier : Vacances ULVF – À l’attention du DPO – 2 rue Jules Michelet, 42500 Le Chambon-Feugerolles.

Nous pouvons vous demander des informations complémentaires afin de retrouver les données concernées et de traiter votre demande. Un justificatif d’identité ne sera demandé qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Nous nous efforçons de répondre à toute demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou lorsque nous recevons un nombre important de demandes. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et de ses motifs.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

Modification de la Politique

Vacances ULVF peut modifier la présente Politique afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE